Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – искусство управления собственным временем. Это умение определять, что является главным, а что – второстепенным, к чему в первую очередь стоит приложить усилия, а что может и подождать.

Проводится анализ целей, расставляются приоритеты, которые затем трансформируются в конкретные задачи и программу действий.

Специалисты выделяют два вида тайм-менеджмента: личный и корпоративный.

В широком понимании тайм-менеджмент представляет собой механизм управления временем компании. Такой подход эффективен в том случае, когда от работника требуется быстрое и четкое выполнение поставленных задач.
Тайм-менеджмент в узком смысле – это организация личного времени каждого человека. Он актуален в тех случаях, когда у работников существует некая свобода выбора, проявляется творческая инициатива.
Наиболее тонким нюансом в личном тайм-менеджменте является соблюдение баланса между свободой и принуждением.
Грамотно поставленная цель – первый шаг к структурированию времени и упорядочиванию жизни.

Несколько полезных советов

1. Составляйте списки. По возможности записывайте все свои дела. Всегда носите с собой ежедневник или записную книжку.
2. Используйте время вынужденного бездействия.
3. Поощряйте себя.
4. Концентрируйтесь на одном деле.
5. Старайтесь не откладывать дела под разными предлогами.
6. Устанавливайте свои сроки выполнения задания.
7. Перекладывайте обязанности.
8. Работайте в группе
9. Старайтесь не переутомляться

Системы управления временем

В мире существуют несколько систем управления временем. Вот некоторые из них.

Система Франклина – любая большая задача, стоящая перед человеком, дробится на подзадачи, а те в свою очередь – на еще более мелкие подзадачи. Визуально это можно изобразить, как многоступенчатую пирамиду.

Основание пирамиды – определение человеком своих жизненных ценностей. Следующая ступень – из составленного списка ценностей, человек должен решить, чего он хочет добиться. Третья ступень – составление генерального плана – что необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели. Четвертая ступень – долгосрочный промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Пятая ступень – краткосрочный план. Шестая ступень – план на день.

Матрица Эйзенхауэра – техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.

• Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
• Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
• Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
• Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни

Принцип Парето – 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи.

Хронометраж – метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Список задач или to do list – это перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается.

Помимо собственно планирования времени одной из важных функций тайм-менеджмента является борьба с так называемыми “пожирателями времени”. Вот некоторые из них.

1. Попытки добиться слишком многого. Это постановка изначально недостижимых целей и перфекционизм. Очень часто бывает, что люди затрачивают на решение довольно простой задачи большое количество времени и труда. А она вовсе не требует такого суперисполнения.
2. Личная дезорганизация и отсутствие самодисциплины. К советам по поводу борьбы с первым пожирателем относятся такие как: держите стол чистым, ведите лист “что нужно сделать”, сортируйте задачи и т.п.
3. Неспособность сказать “нет”. Чтобы преодолеть некий барьер, старайтесь говорить “нет” как можно чаще, в том числе и своему руководителю. Если просьба застала врасплох, досчитайте до 10, а потом все равно скажите “нет”.
4. Откладывание. Суть проблемы в том, что мы откладываем то, что нужно сделать, до той поры, когда становится уже поздновато что-либо сделать качественно. Сложные задачи ни в коем случае нельзя откладывать на конец рабочего дня, недели или месяца, нужно их решать в первой половине дня, когда мы еще не устали.
5. Совещания. Если процедура совещания выстроена неправильно, возникает дефицит времени и информации.

Результатами эффективного тайм-менеджмента для Вас будут:

1. Не откладывание дел и уклонение от исполнения своих обязанностей;
2. Быстро и точно оценивать заданную работу и свои возможности;
3. Меньше переживаний о сроках выполнения работы;
4. Повышение результативности своей деятельности;
5. Больше времени для отдыха.